Email importanti finiscono nello spam? Ecco come evitarlo

È comune che alcune e-mail finiscano nella cartella dello spam, nonostante le migliori intenzioni del mittente.

Le e-mail sono diventate uno strumento di comunicazione essenziale sia per le aziende che per i privati. Questo fenomeno può essere frustrante e dannoso, specialmente per chi utilizza le e-mail come strumento di marketing o per comunicazioni importanti. Ma perché succede e come possiamo evitarlo?

La causa principale per cui le e-mail finiscono nella cartella dello spam è rappresentata dai filtri anti-spam. Questi filtri sono progettati per proteggere gli utenti da messaggi indesiderati, phishing, truffe e altre attività potenzialmente dannose. I filtri anti-spam utilizzano una serie di criteri per determinare se un’e-mail è legittima o se dovrebbe essere contrassegnata come spam.

Email nello spam, come evitare che questo accada

Seguendo queste linee guida, è possibile ridurre significativamente la probabilità che le e-mail finiscano nella cartella dello spam, garantendo una comunicazione efficace e senza intoppi. Alcuni dei fattori presi in considerazione includono:

1. Contenuto dell’e-mail: parole e frasi specifiche possono attivare i filtri anti-spam. Ad esempio, termini come “gratis”, “offerta speciale” e “clicca qui” sono spesso associati a messaggi di spam.
2. Indirizzo IP del mittente: se l’indirizzo IP da cui viene inviata l’e-mail è stato segnalato per attività di spam in passato, è probabile che le e-mail provenienti da quell’indirizzo finiscano nello spam.
3. Reputazione del dominio: i filtri anti-spam considerano anche la reputazione del dominio del mittente. Se il dominio è stato utilizzato per inviare spam in passato, le e-mail future provenienti da quel dominio potrebbero essere contrassegnate come spam.
4. Autenticazione dell’e-mail: tecniche come SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) aiutano a verificare che un’e-mail provenga davvero dal dominio dichiarato. La mancanza di queste autenticazioni può aumentare la probabilità che un’e-mail finisca nello spam.

Oltre ai criteri sopra menzionati, ci sono alcuni errori comuni che i mittenti commettono e che possono aumentare la probabilità che le loro e-mail finiscano nello spam:

1. Uso eccessivo di immagini: l’inserimento di troppe immagini o immagini troppo grandi può attivare i filtri anti-spam. È importante mantenere un buon equilibrio tra testo e immagini.
2. Mancanza di un link di disiscrizione: le leggi sulla privacy e sulle comunicazioni commerciali richiedono che ogni e-mail di marketing contenga un link per permettere ai destinatari di disiscriversi facilmente. La mancanza di questo link può far sì che le e-mail vengano contrassegnate come spam.
3. Indirizzi e-mail non validi: l’invio di e-mail a indirizzi non validi o inesistenti può danneggiare la reputazione del mittente e aumentare la probabilità che le e-mail future finiscano nello spam.

Per migliorare la probabilità che le e-mail vengano consegnate correttamente nella casella di posta in arrivo, è possibile adottare alcune pratiche migliori:

1. Verifica dei contenuti: assicurarsi che il testo dell’e-mail sia pertinente e privo di parole o frasi che potrebbero attivare i filtri anti-spam. Evitare l’uso eccessivo di maiuscole, punti esclamativi e termini sensazionalistici.
2. Autenticazione dell’e-mail: implementare tecniche di autenticazione come SPF, DKIM e DMARC per aumentare la credibilità delle e-mail inviate.
3. Costruzione di una buona reputazione del dominio: inviare e-mail solo a destinatari che hanno dato il loro consenso esplicito a ricevere comunicazioni. Evitare pratiche di spam e rispettare le leggi sulla privacy.
4. Manutenzione della lista di contatti: mantenere aggiornata la lista dei contatti, rimuovendo gli indirizzi non validi e quelli che non interagiscono con le e-mail inviate. Questo aiuta a migliorare la reputazione del mittente e a ridurre le probabilità che le e-mail finiscano nello spam.
5. Test delle e-mail prima dell’invio: utilizzare strumenti di test anti-spam per verificare se le e-mail sono suscettibili di essere contrassegnate come spam. Questi strumenti analizzano il contenuto e forniscono suggerimenti su come migliorare l’e-mail per evitare i filtri anti-spam.